Legyünk igazságosak
Amiben az Excel jobb
Az Excel nem rossz eszköz, és nem is véletlenül kezdi vele szinte mindenki. Ingyen van, vagy már úgyis megvan; nem kell hozzá bevezetés; és bármit meg lehet benne csinálni, amit ki tudsz találni. Ha holnap új nyilvántartás kell valamiről, öt perc alatt megvan — nálunk ahhoz fejlesztés kellene.
Az induló boltnál ez tényleg elég. Amíg a terméklista elfér a fejedben, amíg te állsz a pult mögött, és amíg nem kell bizonylatot adni, addig a táblázat olcsóbb és gyorsabb minden programnál.
Ezért ez a lap nem arról szól, hogy dobd ki az Excelt. Arról szól, hogy van egy pont, ahol átbillen — és jobb, ha ezt te veszed észre, nem a könyvelőd vagy egy ellenőrzés.
A töréspont
Hol törik el a táblázat
A táblázat nem egyik napról a másikra mond csődöt. Egyszerűen egyre több munkát kér, és egyre kevesebbet ad vissza. Négy helyen szokott elszakadni:
- A készlet mindig utólag frissül. Az Excelben az adat akkor lesz igaz, amikor valaki ráér beírni — vagyis este, vagy vasárnap, vagy soha. Addig nem tudod, mi van a polcon.
- A kassza nem tud belőle dolgozni. Vonalkódot nem olvas, árat nem számol, nyugtát nem ad. A pénztárnál végzett munka és a nyilvántartás két külön világ marad.
- A bizonylat külön ügy. A nyugtát, a számlát és a NAV Online Számla felé küldést a táblázat nem oldja meg — az mindig egy másik program vagy egy másik ember dolga lesz.
- Ketten nem tudjátok egyszerre vezetni. Amint a boltban más is dolgozik, kezdődik a „melyik a legfrissebb fájl" játék — és a válasz gyakran csak a hónap végén derül ki.
Amit nem lehet cellába írni
A táblázat rejtett ára
Az Excel ára nem a licenc, hanem az idő és a bizonytalanság. A napi adminisztráció fél óra itt, húsz perc ott — és mivel nincs mögötte kényszer, elsőként ez marad el, amikor sok a vevő. Pont akkor romlik el az adat, amikor a legnagyobb szükség lenne rá.
A másik része a kérdés, amit nem tudsz megválaszolni. Mennyi volt a heti bevétel? Melyik termékből fogy a legtöbb? Melyiken keresel valójában, ha a beszerzési ár közben emelkedett? Ezek a válaszok benne vannak a táblázatban — csak épp neked kell kibányászni őket, minden alkalommal újra.
És van, amit egy táblázat elvből nem tud: megmondani, ki adott kedvezményt, amíg te nem voltál a boltban. Nem bizalmatlanságról van szó, hanem arról, hogy az árrés valahol elmegy, és a hónap végén nincs mihez nyúlni.
Önteszt
Hat jel, hogy kinőtted
Nem kell hozzá tanácsadó. Ha az alábbiakból három igaz rád, a táblázat már többe kerül, mint amennyit megspórol:
- Hetente legalább egyszer fordul elő, hogy a polcon más van, mint a nyilvántartásban.
- A leltárt halogatod, mert egy egész hétvégét elvinne.
- A vevő számlát kér, és ilyenkor előkerül egy másik program vagy egy másik ember.
- Nem te vagy egyedül a boltban, de a nyilvántartáshoz csak te értesz.
- A betétdíjat fejben adod hozzá, és néha rosszul.
- A könyvelőnek minden hónap elején keresgélve gyűjtöd össze a bizonylatokat.
A másik oldal
Mit csinál helyetted a program
A lényeg nem a funkciólista, hanem hogy az adat ott keletkezik, ahol a munka: a kasszánál. Amit eladsz, az abban a pillanatban lejön a készletről — nem este, nem vasárnap. A nyugta és a számla is ott készül el, a kimenő számla pedig innen megy a NAV felé, külön program nélkül.
A bevételezés fordítva működik: a szállítói számla tételeit a program párosítja a termékeiddel, tehát nem kell soronként begépelni. A készlet és a beszerzési ár egyszerre frissül, az árrést pedig a program számolja, nem te.
És ami az Excelben elvi lehetetlenség: a kassza akkor is működik, ha elmegy az internet, mert a bolti gépen fut. Az adat viszont a felhőben is megvan, tehát otthonról is látod, mi történt ma.
Őszintén
Mit veszítesz a váltással
Két dolgot. Az egyik a szabadság: a táblázatba bármit beírhatsz, egy program viszont szerkezetet kér. Ha ma tíz különböző módon vezetsz tíz dolgot, azt a bevezetéskor rendbe kell tenni — ez munka, és a legtöbben ezt élik meg a váltás nehezének.
A másik a havidíj. Az Excel nem kér havonta pénzt, mi igen. Ezt csak akkor éri meg kifizetni, ha az a fél nap adminisztráció, amit visszakapsz, többet ér — kis forgalomnál ez tényleg nem biztos.
Amit viszont nem veszítesz el: az adataidat. Nem kell egyik napról a másikra átállni. Az induláskor a mostani nyilvántartásod mellett fut a program, és csak akkor váltasz élesre, amikor a készlet már stimmel. Ha közben meggondolod magad, a táblázatod ugyanúgy megvan.
Nézd meg a saját számaiddal
Kérj ajánlatot a saját összeállításodra. Vagy kérj egy bemutatót — elmondod, hogyan vezeted ma, és megnézzük együtt, hogy megérné-e egyáltalán a váltás.