Oldal betöltése…
Az alapok
Négy művelet, semmi több
A „raktárkezelő program” hangzása nagyobb, mint a valóság. Egy boltban négy dolgot kell tudnia, és minden más ezekre épül: tudnia kell, mi jött be, mi ment ki, mi van most a polcon, és mennyit ér az egész. Ha ez a négy pontos, akkor a rendelés, az árazás és a hónap végi kép is pontos lesz.
A gond ott kezdődik, hogy ez a négy adat nem egy helyen keletkezik. A bejövő oldal a szállítói számlából, a kimenő a kasszából, a valóság pedig a polcról. Ha ezek külön rendszerekben élnek — vagy ami gyakoribb, egy táblázatban és a fejedben —, akkor a négy szám mindig egy kicsit másról szól.
Egy raktárkezelő program attól ér valamit, hogy ezt a négyet egy nyilvántartásba köti. Nem attól, hogy hány funkciója van.
Ahol a legtöbb idő elmegy
A bevételezésen áll vagy bukik
Ha egy programban a bevételezés kézi gépelés, akkor a program nem segít, csak áthelyezi a munkát. A szállítói számla tételei amúgy is megvannak elektronikusan — az a kérdés, hogy a program képes-e ebből dolgozni.
A nextraktárban a szállító számláját betöltöd, és a program tételről tételre megkeresi hozzá a saját termékedet — akkor is, ha a szállító máshogy nevezi el. A mennyiség, a nettó és bruttó beszerzési ár meg az áfa a számláról jön. Ahol biztos a párosítás, ott magától kiválasztja; ahol nem, ott megáll és megkérdez.
Ez az a pont, ahol a legnagyobb a különbség két program között. Érdemes a bemutatón kifejezetten erre rákérdezni, és a saját szállítód számlájával kipróbálni.
A valóság ellenőrzése
A leltár ne évi egy vasárnap legyen
A nyilvántartás és a polc előbb-utóbb elválik egymástól: törés, lejárat, elszámolási hiba, lopás. A kérdés nem az, hogy előfordul-e, hanem hogy mikor derül ki.
Ha a leltár egy egész napos, mindent lezáró művelet, akkor évente egyszer lesz — és közben egy évig nem tudod, mi az igazság. Ha viszont árucsoportonként is végig lehet menni, akkor bele lehet illeszteni a hétbe: ma az italok, jövő héten a konzervek.
A gyakorlati szempont: mivel számolsz. Ha a leltárhoz külön eszközt kell venni, az költség és még egy dolog, ami elromolhat. A nextraktárban telefonnal is megy, a telefon kamerájával olvasva a vonalkódot.
Amikor nem egy helyen fogy
Egy készlet, több eladási csatorna
Amíg csak a bolt van, a készlet egy szám. Amint webshop is van mellette, kettő lesz — és a kettő elcsúszik. A klasszikus eset: ugyanazt a darabot eladod a pultnál és online is, mert a webshop még nem tudta, hogy elment.
Ez nem szinkron-gyakoriság kérdése. Az számít, hogy a két oldal ugyanabból a nyilvántartásból dolgozik-e. A nextraktár a WooCommerce-szel kétirányú termék- és készletszinkront tart, a beérkező rendelés is bejön a rendszerbe.
Ha másfajta webáruházad van, ezt előre tisztázd — a webshop-kapcsolat az a pont, ahol a programok között a legnagyobb a szórás, és a legdrágább utólag kiderülni.
Mit keresel valójában
Raktárkezelő programok: készletnyilvántartó, raktár szoftver, ERP — nem ugyanaz
Ugyanarra a problémára négy különböző műfaj árulja magát — raktár programnak, raktár szoftvernek, készletkezelőnek hívják —, és a nevük alig különbözik. Mielőtt árat kérsz, érdemes eldönteni, melyikről van szó — mert a köztük lévő különbség nem funkció-lista, hanem nagyságrend.
A választás nem arról szól, melyik a jobb. Arról szól, hogy egy boltnak melyik a megfelelő méret: a túl kicsi nem oldja meg a napi munkát, a túl nagy bevezetése pedig hónapokra köti le azt, akinek közben a boltot is vinnie kell.
- Készletnyilvántartó program — azt tudja, mi van a polcon és mennyit ér. Az eladással nem foglalkozik, tehát a fogyást valahonnan be kell táplálni bele.
- Raktárkezelő program boltra — a bejövő és a kimenő oldalt EGY nyilvántartásba köti: a bevételezés, a kassza, a leltár és a készletérték ugyanabból az adatból dolgozik. Ez az a méret, amiről ez a lap szól.
- ERP — az egész céget viszi: bér, könyvelés, gyártás, projektek. Akkor indokolt, ha a készlet csak egy a sok kezelendő terület közül. A bevezetése projekt, nem telepítés.
- Logisztikai (WMS) rendszer — polchelyre, komissiózási útvonalra, targoncára tervezve. Nagyraktárra való; egy bolt eladóterében nincs mit kezdeni vele.
Amit látnod kell
A készletérték nem havi zárás kérdése
A legtöbb boltos a hónap végén szembesül azzal, mennyi pénz áll a polcon. Pedig ez a szám naponta változik, és a rendelési döntéseket is ez alapján kellene meghozni.
Amit egy raktárkezelő programtól elvárhatsz: lásd a készletértéket, azt, hogy hány termék csúszott a minimum alá, és azt, mi fogyott a legjobban. Ez a három együtt már megmondja, mit kell rendelni és miből áll túl sok.
Az áttekintés önmagában nem old meg semmit — de a nélkül a rendelés mindig érzésre megy, és az érzés a jól fogyó termékeknél téved a legnagyobbat.
A döntés előtt
Kilenc kérdés, amit tegyél fel
Bemutatón könnyű elámulni. Ez a kilenc kérdés viszont eldönti, hogy a napi működésedben mit fogsz érezni belőle. Mindegyikre kérj élő bemutatást, ne szóbeli ígéretet:
- Hogyan kerül be egy szállítói számla? Kézzel, vagy a számlából dolgozik a program?
- Mi történik, ha a szállító máshogy nevezi a terméket, mint te?
- Mivel leltározol, és le kell-e hozzá állni?
- Egy terméknek lehet több vonalkódja? A gyakorlatban ez a gyűjtőcsomagolásnál kell.
- Mi történik, ha elmegy az internet? A kassza megáll, vagy tovább dolgozik?
- Ki mit csinált, és vissza lehet-e keresni? Kedvezmény, sztornó, pénztárnyitás.
- Ha van webshopod: melyikkel működik együtt, és a rendelés is bejön-e?
- Milyen bizonylatot tud kiállítani, és a számla hogyan jut el a NAV-hoz?
- Mi kell a bevezetéshez, és a mostani adataidat hogyan viszed át?
A mi válaszunk
És a nextraktárnál mi a helyzet ezzel a kilenccel?
A fenti lista bármelyik szállítónak feltehető — most viszont tisztességes, ha magunkról is megmondjuk, hol tartunk. Mindegyikre kérj élő bemutatást tőlünk is:
- Szállítói számla: a program a számlából dolgozik. Betöltöd, és tételről tételre megkeresi hozzá a saját termékedet — a mennyiség, a nettó és bruttó ár meg az áfa a számláról jön.
- Más néven nevezi a szállító: ahol biztos a párosítás, magától kiválasztja; ahol nem, ott megáll és megkérdez. Választhatsz a felkínált termékek közül, vagy felveheted újként.
- Leltározás: telefonnal, a polc előtt állva — nem kell hozzá külön leltározó gép. A gépen végzett leltár alapfunkció, a telefonos párosítás külön modul.
- Több vonalkód: egy termékhez több is tartozhat — pont a gyűjtőcsomagolás miatt.
- Internet nélkül: a kassza a saját gépén, saját adatbázissal dolgozik. Az eladás megy tovább, a készlet levonódik, és a függő tételek maguktól felmennek, amikor visszajön a kapcsolat.
- Ki mit csinált: minden művelet naplózva, időbélyeggel és felhasználóval — pénztárnyitás és -zárás, eladás, kedvezmény, sztornó, vevőfelvétel. Kereshető.
- Webshop: a WooCommerce-szel közös készleten dolgozik, és a rendelés is bejön.
- Bizonylat: nyugta, számla, szállítólevél és saját fogyasztás. ⚠ A kimenő számlát a beépített NextBill vagy a saját, bekötött számlázód állítja ki — a NAV felé is az jelent, nem közvetlenül a kassza.
- Bevezetés: a termék-, vevő- és szállító-törzs betölthető táblázatból. Ha egyedi a formátum, segítünk vele.
Tovább
Kapcsolódó olvasnivaló
Bevételezés: hogyan ne gépeld be újra a szállítói számlát
A szállító elektronikusan állítja ki a számlát, te pedig kézzel begépeled ugyanazokat a sorokat. Ez a bolt egyik legdrágább szokása — nem azért, mert nehéz, hanem mert sokáig tart, és közben minden sornál lehet tévedni.
Szállítói rendelés: hogyan ne érzésre rendelj
A rendelés a bolt legdrágább rendszeres döntése: minden tétel pénz, amit előre kifizetsz. Mégis ez az a művelet, amit a legtöbb boltban emlékezetből végeznek — mert épp fut az idő, és a szállító már a telefonban van.
A második bolt: mi változik, amikor már nem egy helyen vagy
Az első bolt attól működik, hogy ott vagy. A második attól, hogy nem kell ott lenned. Ez nem méret-, hanem működés-kérdés — és a legtöbb nehézség abból jön, hogy a régi rutint próbáljuk kétszer lefuttatni.
Nézd meg a saját árukészleteden
A bemutatón a saját termékeiddel megyünk végig, és a szállítód egy valódi számláját is be tudjuk tölteni — abból derül ki a leggyorsabban, hogy a bevételezés nálad hogyan működne. Az alapdíj havi 9 999 Ft, a modulokat te választod ki hozzá.