Oldal betöltése…
Ahol az idő elmegy
A papíros leltárban kétszer dolgozol
A kézi leltár nem a számolásnál lassú. Kinyomtatod a terméklistát, végigjárod a polcokat, ráírod a darabszámokat – ez eddig rendben van. A munka második fele jön utána: este, fáradtan, mindent be kell gépelni, sorról sorra, a saját kézírásodból.
Ugyanahhoz az adathoz tehát kétszer nyúlsz, és a hibák nagy része a második körben keletkezik. Egy elcsúszott sor, egy rosszul olvasott hetes, egy kimaradt lap – és a leltár, aminek a valóságot kellett volna visszahoznia, maga is pontatlan lesz.
A harmadik gond az idő. Mire a papírokból rendezett készlet lesz, a bolt már napok óta árul tovább, tehát a lezárt szám nem arról a napról szól, amikor számoltál. Emiatt marad el a leltár a legtöbb helyen: nagy, fárasztó, és a végén sem biztos.
Telefonnal
Hogyan megy egy leltár a telefonon
A nextraktár leltárához nem kell alkalmazást telepíteni és külön eszközt venni: a telefonod böngészőjében nyitod meg, a saját fiókodba belépve. Új leltárt indítasz – a teljes készletre, vagy csak egy árucsoportra, ha ma csak az italokat számolod.
Utána a polcnál a telefon kamerájával beolvasod a termék vonalkódját. A termék rögtön kiugrik a listában, neked csak a megszámolt darabszámot kell beírnod. Ha a vonalkód nem olvasható, névre is rákereshetsz.
Közben végig látod, hány tétel van még hátra, és hol áll a termék a raktárban – nem kell fejben tartani, melyik polcsor volt meg. Azt is eldöntheted, hogy a program mutassa-e az elvárt készletet, vagy vakon számolj, és csak a végén derüljön ki az eltérés.
Amikor végeztél, a leltárt egy gombbal lezárod. A rögzített tételek visszakerülnek a boltba, ugyanabba a nyilvántartásba, amiből a kassza is dolgozik – nincs esti begépelés, és a lezárt leltárnál látod a készlet-eltérés összegét is.
Leltár szoftver
Mit csinál egy leltár szoftver, amit a papír nem
A papír csak rögzít: amit ráírsz, az ott marad, a többi a te dolgod. Egy leltár szoftver négy dolgot vesz át, és mind a négy ott van, ahol a kézi leltárban a legtöbb idő és hiba keletkezik.
Az első az azonosítás. Nem neked kell kikeresni a sort a kinyomtatott listában: a vonalkód megmondja, melyik termékről van szó, és ha a kód hiányzik vagy sérült, név szerint keresel rá.
A második a nyomon követés. A program tudja, mit számoltál már meg és mi van még hátra, így nem marad ki polc, és ugyanazt a terméket sem számolod meg kétszer azért, mert elvesztetted a fonalat.
A harmadik az összevetés. A megszámolt darabszámot a program maga veti össze azzal, aminek a nyilvántartás szerint lennie kellene – nem neked kell két oszlopot kivonni egymásból. A nextraktárban eldöntheted, hogy számolás közben látod-e az elvárt készletet, vagy csak a végén derül ki az eltérés.
A negyedik a visszaírás. Lezáráskor a készlet ott javul, ahonnan a kassza és a bevételezés is dolgozik. Ha a leltár eredményét külön kell begépelni vagy importálni, a papír második köre megmaradt, csak más néven.
Mire figyelj
Leltár program, leltározó program: hat kérdés a választás előtt
A leltár-funkció szinte minden készletkezelő programban ott van a listán. A különbség abban van, hogy a gyakorlatban mennyi munkát vesz le rólad. Ezeket érdemes megkérdezni – tőlünk is.
- Kell-e hozzá külön leltározó eszköz, vagy megy a saját telefonoddal?
- Le lehet-e leltározni csak egy árucsoportot, vagy mindig az egész boltot kell?
- Látszik-e az eltérés a lezárás előtt, hogy még újraszámolhasd a gyanús tételt?
- Ugyanabban a nyilvántartásban javul-e a készlet, amiből a kassza is dolgozik, vagy exportálni és importálni kell?
- Külön fizetős modul-e a leltár, vagy benne van az alapdíjban?
- Ki lehet-e próbálni a saját termékeiddel, mielőtt előfizetsz?
Mit és mikor
Teljes leltár vagy részleltár: mit számolj gyakrabban
A teljes leltár megmutatja, hol áll a bolt egy adott napon. A részleltár azt mutatja meg, hol romlik el a nyilvántartás – és ezt akkor látod, ha ugyanazt a területet rövid időn belül többször megszámolod.
Nem minden polc érdemel ugyanannyi figyelmet. Ezeket érdemes sűrűbben számolni:
- a drága, kis méretű árut, mert ott egy darab hiánya is sokat számít
- ami gyorsan fogy, mert ott a legtöbb a mozgás, és a legtöbb az elírás lehetősége
- a romlandó és lejáratos árut, mert a selejt akkor kerül elő, amikor a kezedbe veszed
- amit a szállító gyűjtőben hoz, te pedig darabra adsz el
- azt a polcsort, ahol a legutóbbi leltár eltérést mutatott
Az első hét
Ne az egész bolttal kezdd
Aki eddig papíron leltározott, az általában évente egyszer, egy teljes napot rászánva tette. Telefonnal nem kell így: válassz egy polcsort, amiről tudod, hogy sosem stimmel, és azt számold meg a jövő héten, nyitás előtt vagy zárás után.
A következő héten vedd újra ugyanazt. Ha másodszorra stimmel, a folyamatban volt a hiba, nem a nyilvántartásban. Két-három ilyen kör után a leltár nem egy nagy esemény lesz, hanem heti húsz perc. A részleltár gyakorlatáról a tudástárban külön cikkünk van.
Az első talált eltérést ne javítsd ki azonnal. Előbb nézd meg, honnan jöhet: ha a szállító gyűjtőcsomagban hozza az árut, a boltban pedig darabra megy el, a hiba gyakran a bevételezésnél keletkezik, nem a polcon. Az ilyen ismétlődő eltérés csak akkor látszik, ha van mihez hasonlítani – ezért ér többet a gyakori kis leltár az évi egynél.
Röviden
Amit a leltározó programról kérdezni szoktak
Kell hozzá vonalkódolvasó? Nem kell. A telefon kamerája olvassa be a vonalkódot, és ha egy kód nem olvasható, a terméket név szerint is megkeresheted.
Telepíteni kell valamit a telefonra? Nem. A leltár a telefon böngészőjében fut, a saját fiókodba belépve.
Muszáj az egész boltot egyszerre leltározni? Nem. Új leltárt a teljes készletre és egyetlen árucsoportra is indíthatsz.
Látom számolás közben, mennyinek kellene lennie? Rajtad múlik: a program mutathatja az elvárt készletet, vagy számolhatsz vakon, és az eltérés a végén derül ki.
Külön kell fizetni azért, hogy telefonról leltározz? Nem. A webes leltár, amit a telefon böngészőjéből kezelsz, benne van az alapdíjban, ami havi 9 999 Ft.
Őszintén
Amit a program nem csinál meg helyetted
Nem letölthető alkalmazás: a leltár a telefon böngészőjében fut. Ez azt jelenti, hogy nem kell telepíteni és frissíteni – de a böngészőt meg kell nyitnod hozzá, és be kell lépned a fiókodba.
A program megmutatja az eltérést, de az okát nem mondja meg. Egy rosszul felvett kiszerelés, egy be nem vezetett selejt vagy egy elírás a bevételezésnél mind ugyanúgy hiányként jelenik meg. Hogy melyik történt, azt neked kell megnézni.
Számolni továbbra is neked kell. A telefon a begépelést és a papírt veszi le rólad, a polcnál töltött időt nem.
Tovább
Kapcsolódó olvasnivaló
Leltár telefonnal: miért nem kell hozzá egy egész vasárnap
A leltár azért marad el, mert nagy. Papírt nyomtatsz, végigjárod a polcokat, aztán begépeled – és mire kész, már nem is igaz. Pedig a leltár az egyetlen művelet, ami visszahozza a nyilvántartást a valósághoz.
Év végi leltár a boltban: mikor kell mindent megszámolni – és mikor nem
Az év végi leltárról a legtöbb boltosnak egy kép jut eszébe: az utolsó napok, zárás után, papírral a polcok között. A számviteli törvény ennél rugalmasabb – csak kevesen olvassák el, mit enged meg valójában.
Leltárhiány: hová tűnik az áru a boltból – és miért nem mindig lopás
Ha a leltár hiányt mutat, az első gondolat szinte mindig a lopás. Pedig egy kisboltban a hiány jelentős része máshonnan jön: olyan hibákból, amelyek a nyilvántartásban keletkeznek, vagy olyan mozgásokból, amelyek megtörténtek, csak sosem kerültek be.
További írások a témában
- Leltárív a boltban: mi kerüljön rá, hogy a számolásból használható adat legyenA leltárívet sokan egy letöltött táblázatnak tekintik, amit kinyomtatnak, kitöltenek, aztán egy dobozba tesznek. Pedig a leltárnak ez a papírja dönti el, hogy a számolás után meg tudod-e mondani, mi hiányzik, ki számolta, és mennyit ér.
- Készletnyilvántartás a kisboltban: pénztárgép mellé, NAV-kapcsolat nélkülA legtöbb kisbolt nem számlázni akar, és nem is a NAV-val szeretne kapcsolatot építeni. A nyugtát ott van rá az online pénztárgép. Amit tudni akarnak, az egyszerűbb: mi van a polcon, mi fogy, és mit kell rendelni. Erre a nextraktár alapdíja önmagában elég.
- Lejárat: a veszteség, ami csendben keletkezikA lejárt áru a bolt egyik legcsendesebb vesztesége. Nem történik semmi látványos – csak egy nap valaki leveszi a polcról, és kidobja. A pénz akkor már régen elment, csak eddig nem látszott.
- Vonalkód a boltban: egy termék, több kódA vonalkód a bolt legegyszerűbb és legalulértékeltebb eszköze. Amíg működik, észre sem veszed. Amikor nem, akkor áll a sor a pult előtt – és mindig ugyanazon a néhány ponton szokott elakadni.
Próbáld ki a saját boltodon
Regisztráció után a telefonos leltárt fizetés nélkül kipróbálhatod a saját fiókodban. Ha inkább megmutatnánk, a bemutatón a te termékeiddel megyünk végig. Az alapdíj havi 9 999 Ft, és a telefonos leltár benne van.