Ez a cikk két dolgot tesz. Először elmondja, mit ír elő a számviteli törvény az év végi leltárról — mert két rendelkezése sok boltosnak megspórolhat egy szilveszteri számolást. Utána végigveszi, hogyan érdemes felkészülni, hogy a leltár ne egy kimerítő éjszaka legyen, hanem egy megtervezett munkanap.
Kinek kötelező az év végi leltár
A számviteli törvény szerint a könyvek év végi zárásához és a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozás mérleg-fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait — mennyiségben és értékben. Egy boltnál ennek a legnagyobb, legtöbb munkát kívánó része az árukészlet.
Hogy pontosan hogyan és milyen gyakran leltározol, azt a cég leltárkészítési és leltározási szabályzata rögzíti, amely a számviteli politika része. Ha nem tudod, mi áll a tiédben, ez az első teendő: kérd el a könyvelődtől, és olvasd el, mielőtt bármit megtervezel.
Nem kell december 31-én számolni
A törvény megengedi, hogy az árukészletet ne a fordulónapon, hanem az azt megelőző vagy az azt követő negyedévben számold meg. A számolás alapján szükséges módosításokat ilyenkor is a fordulónapra kell elszámolni — de maga a számolás egy nyugodtabb időszakra eshet.
Egy boltnál ez sokat számít. Az év utolsó hetei a legforgalmasabbak, a készlet ilyenkor mozog a leggyorsabban, és a munkatársak is ekkor a legfáradtabbak. Egy novemberi vagy januári, zárás utáni leltár pontosabb lehet, mint egy kapkodva letudott decemberi.
Folyamatos készletnyilvántartással nem kell minden évben mindent megszámolni
A törvény két helyzetet különít el. Ha a vállalkozás nem vezet folyamatos mennyiségi nyilvántartást, akkor minden év fordulónapjára mennyiségi felvétellel — vagyis ténylegesen megszámolva — kell leltároznia.
Ha viszont a számviteli alapelveknek megfelelő, folyamatos mennyiségi nyilvántartást vezet, akkor a mennyiségi felvételt a szabályzatában meghatározott időszakonként kell elvégeznie, de legalább háromévente. Más szóval: egy jól vezetett, naprakész készletnyilvántartás mellett a teljes, polcról polcra számolás nem feltétlenül éves kötelezettség.
Hogyan készülj fel
A leltár eredménye azon múlik, mennyire tiszta a nyilvántartás a számolás előtt. Minden rögzítetlen mozgás a leltárban hiányként vagy többletként jelenik meg, és utólag nehéz kideríteni, honnan jött.
- Zárd le a függőben lévő bevételezéseket: egy félig rögzített szállítmány a leltárban megmagyarázhatatlan többlet lesz.
- Rögzítsd a selejtet és a saját fogyasztást. Ezek minden boltban megtörténnek, és ha nem kerülnek be, a leltár hiányként mutatja őket.
- Különítsd el a lejárt és a sérült árut, hogy ne kerüljön a jó készlet közé számolásnál.
- Nézd át a kiszereléseket: ha a gyűjtőcsomag és a darab keveredik, egyetlen rossz szorzó az egész sort elrontja.
- Oszd szakaszokra a boltot, és döntsd el előre, melyik szakaszt ki számolja.
A számolás napján
- Nyitvatartáson kívül számolj. A mozgó készletet nem lehet pontosan megszámolni.
- Egy szakaszt egyszerre csak egy csapat számoljon, és jelöld meg, ami kész — így nem marad ki polc, és nem kerül semmi kétszer a listára.
- A számolás alatt ne pakolj át árut szakaszok között.
- Az eltérést ne javítsd azonnal a polcnál. Előbb számold végig, utána nézd meg egyben, mi nem stimmel.
Mit kezdj az eltéréssel
Az év végi eltérést érdemes érték szerint rangsorolni, nem darabszám szerint. Tíz hiányzó rágógumi zaj, egy hiányzó drága tétel viszont már magyarázatot kér. A nagy értékű eltéréseknél nézd meg újra a bevételezést és az eladásokat, mielőtt bármit véglegesítesz.
Az év végi leltár eltérése a könyvekben is megjelenik, ezért a végleges számokat és azok elszámolását a könyvelőddel egyeztesd. A leltár hivatalos formája, az értékelés módja és a megőrzés szabályai az ő területe.
Hol segít ebben a nextraktár
- Minden eladás és bevételezés folyamatosan mozgatja a készletet, így a számolás egy naprakész nyilvántartáshoz hasonlítható, nem egy tavalyi papírhoz.
- Indíthatsz teljes leltárt vagy részleltárt, és a hatókört induláskor rögzíted: a teljes készlet, egy kategória vagy egy tárhely.
- Pillanatfelvétel módban a készletkorrekció a leltár lezárásakor történik; élő módban soronként.
- Lezárás előtt átnézheted az eltéréseket. Ha maradt meg nem számolt tétel, azt külön meg kell erősítened — nem nullázódik csendben.
- Az eltérést darabban és értékben is látod, így a rangsorolás az érték szerint mehet.
A számolás telefonnal is rögzíthető, külön leltárgép nélkül. Ha az év közbeni, kisebb részleltárak is érdekelnek, a telefonos leltárról külön cikkünk szól.
Menetrend: mikor mit
- Ősszel: kérd el és olvasd el a leltározási szabályzatot, és egyeztesd a könyvelőddel, melyik időpontot választod.
- A számolás előtti hetekben: bevételezések lezárása, selejt rögzítése, kiszerelések átnézése, a bolt szakaszokra osztása.
- A kiválasztott napon: zárás utáni számolás, szakaszonként.
- Utána: az eltérések értékszerinti átnézése, majd a végleges számok egyeztetése a könyvelővel.