A legtöbb elcsúszott nyitás nem egy nagy akadályon bukik el, hanem azon, hogy valami rossz sorrendben történt: kész a berendezés, de a bejelentés hiányzik; megvan a pénztárgép, de nem lehet üzembe helyezni; megjött az áru, de nincs hová rögzíteni. Az alábbi lépések ezért sorrendben követik egymást.
Mielőtt belevágsz
Ez az útmutató a hivatalos forrásokon alapul, amelyeket a cikk alján felsorolunk, de nem helyettesíti a könyvelőt és a jegyzőt. A konkrét kötelezettséged a tevékenységedtől, a termékkörödtől és a vállalkozási formádtól függ — ezeket a nyitás előtt velük egyeztesd.
Első lépés: a vállalkozás és az adószám
Bolt csak vállalkozásként üzemeltethető, tehát a nyitás egy vállalkozási forma kiválasztásával kezdődik. A két leggyakoribb út:
- Egyéni vállalkozás. A tevékenység megkezdését a NAV Vállalkozói Ügysegédjén lehet elektronikusan bejelenteni, vagy személyesen bármelyik NAV-ügyfélszolgálaton. A bejelentés ingyenes, a NAV pedig hibátlan űrlapnál azonnal megállapítja az adószámot. A tevékenység a nyilvántartásba vétel napján indulhat.
- Cég, például Kft. vagy Bt. A cégbejegyzéshez jogi képviselő kell, akkor is, ha a létesítő okirat szerződésminta alapján készül. Ez utóbbi az egyszerűsített cégeljárás: gyorsabb, cserébe csak a minta rendelkezései alkotják az okiratot.
A tevékenységet kóddal kell megjelölni. A gazdasági szervezetek a KSH TEÁOR’25 besorolását használják, az egyéni vállalkozók az ehhez igazított ÖVTJ-kódot. Figyelj rá, hogy az új besorolás az eladott termék szerint sorol be, nem az értékesítési csatorna szerint. A kód később is visszaköszön: ebből derül ki például a pénztárgép-kötelezettség.
Ugyanitt dől el az áfa kérdése is. Kis forgalomnál választható az alanyi adómentesség, ha a bevétel a törvényi értékhatár alatt marad; év közbeni kezdésnél ez időarányosan számít. A NAV közlése szerint az értékhatár 2026-tól évente emelkedik. Hogy neked megéri-e, az a vevőkörödön és a beszerzéseiden múlik — ezt a könyvelőddel érdemes végigszámolni.
Ne feledkezz meg a kamaráról sem. A gazdasági kamarai törvény szerint a vállalkozásnak nyilvántartásba kell vetetnie magát a székhelye szerinti területi kamaránál, és évente kamarai hozzájárulást kell fizetnie. Az egyéni vállalkozó ezt a tevékenység bejelentésével egy időben kéri.
Második lépés: az üzlethelyiség
A helyiséget még a bejelentés előtt el kell rendezni, mert a bejelentéskor igazolnod kell a használat jogcímét — jellemzően a bérleti szerződéssel vagy a tulajdonnal. Közös tulajdonnál a tulajdonostársak, haszonélvezetnél a haszonélvező hozzájárulása is kell. A bejelentésbe az üzlet címe, helyrajzi száma, elnevezése és alapterülete is bekerül, ezért ezeket érdemes előre összeírni.
A nyitvatartást a kereskedő maga határozza meg, a vásárlókat viszont tájékoztatnia kell róla és a változásairól. Reggel nyolc és este hat óra közötti nyitvatartásnál a bejelentésben nem kell megadni; ha ezen túl is nyitva tartasz, igen. Az éjszakai nyitvatartást az önkormányzat rendeletben szabályozhatja, ezért azt a helyi szabályok szerint nézd meg. December 24-én a legtöbb üzlet csak délután kettőig lehet nyitva.
Harmadik lépés: kereskedelmi bejelentés a jegyzőnél
Aki kereskedni akar, annak ezt a szándékát be kell jelentenie a kereskedelmi hatóságnak. Üzletes kereskedésnél ez annak a településnek a jegyzője, ahol a bolt van — Budapesten a kerületi jegyző. Az üzlet a bejelentést követően üzemeltethető.
A bejelentés a kereskedőről és az üzletről szól. A fő tételei:
- a kereskedő neve, székhelye és cégjegyzékszáma vagy egyéni vállalkozói nyilvántartási száma;
- a tevékenység helye és formája, valamint az, hogy kis- vagy nagykereskedelemről van szó;
- az üzlet adatai, a használat jogcímével együtt;
- a forgalmazni kívánt termékek a jogszabály termékjegyzéke szerint — külön jelölve a jövedéki termékeket, például a szeszes italt;
- nyilatkozat arról, hogy lesz-e szeszesital-kimérés.
A jegyző a bejelentést nyilvántartásba veszi, és erről igazolást küld. Ezt tartsd kéznél: ellenőrzéskor igazolnod kell, hogy a bejelentést megtetted. Ha élelmiszert is árulsz, a jegyző a bejelentés másolatát továbbítja az élelmiszerlánc-biztonsági hatóságnak.
Negyedik lépés: amit a termékköröd még kér
A bejelentés az általános eset. Néhány termékkörnél ennél több kell, és ezt jobb a bérleti szerződés aláírása előtt tudni:
- Működési engedély: a jogszabályban felsorolt, csak üzletben árulható termékekhez kell. Ilyen például a veszélyes anyag, a növényvédő szer, az állatgyógyászati készítmény, a pirotechnikai termék vagy a fegyver. Az engedélyt az üzlet helye szerinti jegyző adja ki, és csak a benne megjelölt termékekre szól. Az eljárásban a szomszédos ingatlan tulajdonosa is ügyfél lehet.
- Élelmiszer: külön engedély nem kell, de a vállalkozásnak FELIR-azonosítóval kell rendelkeznie. Ha még nincs, a NÉBIH ügyfélprofil-rendszerében kérhető.
- Dohánytermék: főszabályként csak koncesszió alapján működő dohányboltban árulható, és ugyanez vonatkozik például az e-cigarettára is. Egy átlagos bolt tehát nem veheti fel a kínálatába.
- Szeszes ital: kiskereskedelméhez nem kell külön NAV-engedély, de jövedéki termék csak jogszabályban meghatározott forrásból szerezhető be, készpénzes beszerzésre pedig csak szűk kivétel van. Tizennyolc év alattinak tilos eladni, és ha az életkort nem igazolják, az eladást meg kell tagadni.
Ötödik lépés: ami a boltban kötelezően ott van
- Vásárlók könyve: jól látható, könnyen hozzáférhető helyen, a jegyző által hitelesítve. Az elsőt a bejelentéssel egy időben is hitelesíttetheted — így nem marad ki.
- Tájékoztatás a nyitvatartásról, és ha van biztonsági szolgálat, annak nevéről és a vásárlókat érintő szabályairól.
- Elektronikus fizetés: a pénztárgép-kötelezett kereskedőnek biztosítania kell, hogy a vevő elektronikusan, például bankkártyával is fizethessen, és ez folyamatosan elérhető legyen. Nagyobb, négyszáz négyzetméter feletti üzletben legalább egy nem önkiszolgáló pénztárnak is működnie kell.
Hatodik lépés: nyugta, pénztárgép és számla
Az, hogy a nyugtát pénztárgéppel kell-e adnod, nem választás kérdése: a pénztárgépes jogszabály melléklete sorolja fel tevékenységek szerint, kire vonatkozik. A listán szerepel például az élelmiszer jellegű vegyes kiskereskedelem. Hogy a te tevékenységed rajta van-e, azt a tevékenységi kódod alapján a könyvelőddel nézd meg.
Ha pénztárgépre van szükséged, az üzembe helyezés előtt be kell jelentened a NAV-nak a PTGREG adatlapon. A NAV erre küldi meg az üzembe helyezési kódot, amit a forgalmazó ír be a gépbe. Ez napokat vehet igénybe, ezért ne a nyitás előtti estére hagyd. A jogszabály ma már a hardveralapú e-pénztárgépet is megengedi a hagyományos online pénztárgép mellett.
A számla külön út. Ha cégnek vagy magánszemélynek számlát állítasz ki, annak adatai a NAV Online Számla rendszerébe kerülnek. Ehhez számlázó program kell — a kézi tömb ma már inkább kivétel, mint megoldás.
Hol segít a nextraktár és a NextBill
A papírmunka egy része a nyitás után is veled marad: minden nap eladsz, minden héten bevételezel, minden hónapban könyvelőhöz mész. Itt jön a bolti rendszer. Egy dolgot viszont előre tisztázzunk: a nextraktár nem pénztárgép, és az adóügyi nyugtát nem adja ki. A kasszája a pénztárgép mellett, vagy számlás működés esetén a számlázóval együtt dolgozik.
- Terméktörzs a nyitáshoz: termékek vonalkóddal, eladási árral és áfakulccsal, Excelből vagy CSV-ből betöltve. A nyitó készletet telefonnal is felveheted, árucsoportonként.
- Kassza: vonalkódos eladás, vegyes fizetés készpénzzel és bankkártyával. Pénztárgép mellett a blokkon ott a gyűjtőbetű, így a pénztárgépbe gyorsabb és ellenőrizhetőbb a beütés.
- Bevételezés és készlet: a szállítói számlák a NAV-ból lekérdezhetők, és ezekből lesz a bevételezés alapja. A készlet minden eladással magától csökken.
- Munkatársak: mindenkinek saját belépése és jogosultsága van, a műveletek naplózódnak, a beosztás pedig ugyanabban a programban készül.
- Könyvelés: a havi könyvelői csomag egy Excel-összesítőt és a kimenő számlák PDF-jeit adja egy fájlban — a könyvelő nem darabonként kéri be őket.
A számlázást a beépített NextBill végzi, külön előfizetés és külön fiók nélkül. A NextBill a kiállítás pillanatában beküldi a számlát a NAV Online Számla rendszerébe, és ha a beküldés elakad, újrapróbálja. Tud díjbekérőt, előlegszámlát, sztornót és helyesbítő számlát, a vevő adószámát pedig a NAV törzsadatából ellenőrizheted, így nem megy ki elgépelt adószámmal számla. A NextBill önállóan is használható, ha egyelőre csak számlázóra van szükséged.
Nyitás előtti ellenőrzőlista
- Megvan a vállalkozás, az adószám és a tevékenységi kód.
- Rendezve a kamarai nyilvántartásba vétel.
- Aláírva a bérleti szerződés, vagy igazolható a helyiség használatának joga.
- Megtörtént a kereskedelmi bejelentés, és megjött a jegyző igazolása — vagy megvan a működési engedély, ha a termékköröd ezt kéri.
- Élelmiszernél megvan a FELIR-azonosító.
- Hitelesítve a vásárlók könyve, kint a nyitvatartás.
- Ha kell, bejelentve és üzembe helyezve a pénztárgép; működik a kártyás fizetés.
- A rendszerben ott a terméklista és a nyitó készlet, és minden kollégának van saját belépése.
Ha ez a lista kipipálható, a bolt jogilag és gyakorlatilag is nyithat. A rendszer feltöltéséről — mi kell az első vásárló előtt, és mi ráér — külön cikkünk szól.