Egy vegyesboltban a pénztárgép évek óta a pulton áll, és a dolgát rendben elvégzi: kiadja a nyugtát, és elküldi az adatokat az adóhatóságnak. Ami viszont nincs meg, az a kép a készletről. Hogy a sörből mennyi maradt a raktárban, hogy a múlt heti akciós termék elfogyott-e, hogy a hűtőben mennyi pénz áll – ezt a pénztárgép nem mondja meg, és nem is erre készült.
Ezért sok kisbolt nem egy teljes ügyviteli rendszert keres, hanem egy naprakész készletnyilvántartást. Ebben a cikkben azt mutatjuk meg, hogyan néz ki ez a gyakorlatban, mi kell hozzá, és – legalább ilyen fontos – mi az, ami nem kell.
Mi kell hozzá, és mi nem
A naprakész készlethez négy dolog kell: tudni, mi jött be, mi ment ki, mi van most a polcon, és időnként ellenőrizni, hogy a három stimmel-e. Ez mind az alapdíjban van:
- Terméklista vonalkódokkal – egy terméknek több vonalkódja is lehet.
- Bevételezés: a beérkező árut kézzel veszed fel, a szállítólevél vagy a számla alapján.
- Eladás a kasszán: minden eladott tétel azonnal lekerül a készletről.
- Leltár, akár telefonnal is, a telefon kamerájával olvasva a vonalkódot.
- Készletérték, forgalmi kimutatás és napi zárás.
Ami ehhez NEM kell: NAV Online Számla kapcsolat, számlázó program, webshop, és egyetlen fizetős modul sem. Számlázót csak akkor kötsz be, ha a boltodban számlát is állítasz ki – a készletkezeléshez nincs rá szükség.
A nextraktár nem pénztárgép
Ezt érdemes tisztán látni: a nyugtát továbbra is a saját online pénztárgéped adja, és az küldi az adóhatóságnak. A nextraktár kasszájának blokkja nem adóügyi bizonylat. A program nem váltja ki a pénztárgépet, hanem mellette dolgozik – arról, hogy a tevékenységedhez milyen pénztárgép kell, a pénztárgépes cikkünkben írunk.
Így néz ki egy nap
Reggel megjön az áru. A szállítólevél alapján bevételezed: megkeresed a terméket – vonalkóddal a leggyorsabb –, beírod a mennyiséget és a beszerzési árat. A készlet ettől a pillanattól tudja, hogy az áru megérkezett.
Napközben minden vásárlást a nextraktár kasszáján ütsz be: vonalkód, mennyiség, fizetés. Ettől fogy a készlet, tételesen. Ugyanennek a vásárlásnak a nyugtáját a pénztárgépen adod ki. A programban beállítható, hogy online pénztárgép mellett dolgozol: ilyenkor a kassza blokkján az áfa-összesítő mellett ott a pénztárgép gyűjtőbetűje is, így gyorsabb átütni, és utólag is ellenőrizhető, mi hova került.
Este a napi zárással összeveted a kasszát a valósággal. Hetente egyszer pedig egy polcsort leltározol a telefonoddal: ha valahol eltérés van, az kicsi, és még friss – nem egy év múlva derül ki.
Mit ad a naprakész készlet
- Látod, mi fogy és mi áll. Az álló áru a polcon lekötött pénz – a forgás alapján el tudod dönteni, mit ne rendelj újra.
- Rendelésnél nem érzésre dolgozol: a készlet és az eladások alapján látszik, miből mennyi kell a következő szállításig.
- Tudod, mennyit ér a készleted – bármelyik nap, nem csak az év végi leltár után.
- A leltár rövid lesz, mert a nyilvántartás és a polc nem távolodik el egymástól hónapokig.
- Ha több kolléga áll a pultnál, mindenki saját belépéssel dolgozik, és a napló mutatja, ki mit csinált.
Őszintén: a kettős beütés munka
Nem szépítjük: ebben a felállásban minden vásárlást két helyen rögzítesz – a kasszán a készlet miatt, a pénztárgépen a nyugta miatt. Egy gyakorlott kasszásnak ez másodpercek kérdése, de munka, és csúcsidőben érezhető.
Hogy megéri-e, az azon múlik, mennyit ér neked a pontos készlet. Ha most a rendelést fejből intézed, az év végi leltár egy teljes nap, és rendszeresen kiderül, hogy valami elfogyott, amiről nem tudtál, akkor a kettős beütés ára általában megtérül. Ha a boltod kicsi, és a polcot egy pillantással átlátod, lehet, hogy nem.
Ha később több kell
Az alapdíjjal indulni nem zsákutca. Ha a bolt nő, a többit akkor kapcsolod be, amikor szükség van rá, és a meglévő adataid maradnak:
- Automata bevételezés modul: a szállítói számlából tölti be a tételeket, gépelés nélkül – a számlát a NAV-ból vagy a NextBillből húzza le, vagy NAV Online Számla XML-fájlból olvassa be.
- Számlázás: ha cégeknek is adsz el, a kasszából a NextBill-lel számlázhatsz. A NextBill Üzleti csomagja ingyen jár a nextraktár-előfizetés mellé. Ha a Számlázz.hu-t vagy a Billingót használnád, azt a Számlázó bekötés modul köti be.
- Webshop-integráció modul: ha online is árulsz, a program a bolti készletből tölti a webshopot – a beállított időközönként, nem valós időben.
A modulok díját az árlapon látod, és a kalkulátorral összerakhatod, mennyi lenne nálad. Ha csak a készletet akarod rendben tartani, az alapdíj önmagában elég.
Gyakori kérdések
Kiváltja a nextraktár a pénztárgépet?
Nem, a nyugtát továbbra is a saját online pénztárgéped adja, és az küldi az adóhatóságnak. A nextraktár kasszájának blokkja nem adóügyi bizonylat, a program a pénztárgép mellett dolgozik.
Hogyan gyorsítható a kettős beütés a pénztárgépen?
A programban beállítható, hogy online pénztárgép mellett dolgozol. Ilyenkor a kassza blokkján az áfa-összesítő mellett ott a pénztárgép gyűjtőbetűje is, így gyorsabb átütni, és utólag is ellenőrizhető, mi hova került.
Megéri a kettős beütés egy kis boltban?
Azon múlik, mennyit ér neked a pontos készlet. Ha a rendelést fejből intézed, az év végi leltár egy teljes nap, és rendszeresen kiderül, hogy valami elfogyott, általában megtérül; ha a polcot egy pillantással átlátod, lehet, hogy nem.
Milyen gyakran érdemes leltározni pénztárgép mellett?
Hetente egy polcsor telefonos leltára elég ahhoz, hogy az eltérés kicsi és friss legyen, ne egy év múlva derüljön ki.
Mi van, ha később webshopot vagy automatikus bevételezést szeretnék?
Az alapdíjjal indulni nem zsákutca: a modulokat, például az Automata bevételezést vagy a Webshop-integrációt akkor kapcsolod be, amikor szükség van rájuk, és a meglévő adataid maradnak.