A bevételezés az a művelet, amiről a legkevesebb szó esik, és amire a legtöbb idő megy el. Megjön a szállítmány, mellette a számla, és valakinek tételről tételre rögzítenie kell: mi jött, mennyi, milyen beszerzési áron. Ebből lesz a készlet, ebből lesz az árrés, és ebből lesz a következő rendelés alapja.
A baj nem a nehézségével van. Egy tétel rögzítése egyszerű. Az a baj, hogy sok van belőle, mindegyik egyforma, és az ember pont az ilyen munkában téved: átugrik egy sort, elgépel egy mennyiséget, régi beszerzési árat hagy a terméken.
Hol vész el valójában az idő
Nem a gépelésben — abban is, de az még a kisebbik rész. A többség a keresgélésre megy el:
- A szállító máshogy nevezi a terméket, mint te. Neked „üdítő, szénsavas, másfél liter”, neki egy rövidített márkanév és egy cikkszám. Minden sornál össze kell párosítani.
- Ugyanaz a termék többféle csomagolásban jön. A gyűjtő és a darab két külön sor, más mennyiséggel — és a készletben mégis ugyanaz a termék.
- Változott a beszerzési ár. Ha nem veszed észre, a régi árral számolsz tovább, és az árrésed papíron jobb, mint a valóságban.
- Egy tétel nincs még a törzsben. Ilyenkor félbe kell hagyni a bevételezést, felvenni az új terméket, aztán visszatérni.
Ez a négy együtt az, ami miatt egy közepes szállítmány feldolgozása órákat vesz el a nap közepéből — jellemzően pont abból az időből, amit a boltra kellene fordítani.
Mit lehet gépre bízni
A számla adatai elektronikusan is megvannak. Ha a program ebből tud dolgozni, akkor a mennyiség, a nettó és bruttó beszerzési ár meg az áfa nem kézi bevitel kérdése többé — ezek a számláról jönnek.
A párosítás az érdekes rész. A nextraktárban a program tételről tételre megkeresi a számla sorához a te termékedet — akkor is, ha a szállító máshogy nevezi el. Ahol biztos a párosítás, ott magától kiválasztja; ahol nem, ott megáll és megkérdez: választhatsz a felkínált termékek közül, vagy felveheted újként.
Ami ember marad
Két dolgot semmilyen program nem vesz le a válladról. Az egyik a fizikai ellenőrzés: hogy tényleg annyi érkezett-e, amennyi a papíron van, és sértetlenül. A számlán szereplő mennyiség csak azt mondja meg, mit küldtek, nem azt, mi jött meg.
A másik a döntés az eltérésről. Ha kevesebb jött, mint amennyit számláztak, azt a szállítóval kell rendezni, nem a nyilvántartásban elsimítani. A program annyit tud segíteni, hogy az eltérés látszik és visszakereshető marad.
Mit nyersz vele a gyakorlatban
A leglátványosabb az idő: egy szállítmány feldolgozása a keresgélés helyett átnézéssé válik. De van két csendesebb nyereség is, és hosszú távon azok érnek többet.
- A beszerzési ár mindig friss. Az árrésed onnantól a valóságot mutatja, nem a legutóbbi kézi rögzítés emlékét.
- A készlet a szállítmány után azonnal pontos. Nem kell megvárni, hogy valaki ráérjen rögzíteni — és nem fordulhat elő, hogy a polcon már ott van, ami a rendszerben még nincs.
Ha meg akarod nézni, nálad hogyan működne, a legjobb próba a saját szállítód egy valódi számlájával. Abból derül ki a leggyorsabban, mennyire ismeri fel a termékeidet.