A leltárív nem a leltár mellékterméke, hanem a bizonyítéka. Ha jól van összerakva, a számolás után három kérdésre felel: mi van a polcon, ki számolta meg, és miben tér el ez attól, amit a nyilvántartás mutat. Ha rosszul, akkor egy halom szám marad, amiről utólag senki nem tudja megmondani, melyik polcról jött és mire vonatkozik.
Ez a cikk végigveszi, mi kerüljön a leltárívre, hogyan érdemes kitölteni, és mikor éri meg a papírt telefonra cserélni.
Mit mond a törvény, és mit nem
A számviteli törvény a leltárról annyit mond, hogy tételesen és ellenőrizhető módon kell tartalmaznia a vállalkozás eszközeit, mennyiségben és értékben. Leltárív-mintát, kötelező oszlopokat vagy formanyomtatványt nem ír elő. Hogy pontosan hogyan leltározol, milyen bizonylaton és ki írja alá, azt a cég leltárkészítési és leltározási szabályzata rögzíti, amely a számviteli politika része.
Egyéni vállalkozóra a számviteli törvény nem vonatkozik
Ha egyéni vállalkozóként viszed a boltot, a számviteli törvény leltár-szabályai nem közvetlenül rád szólnak. A készletnyilvántartás és a leltár ettől még ugyanúgy hasznos: csak a kötelező formáról a könyvelőddel egyeztess.
A gyakorlati következmény egyszerű: mielőtt leltárívet tervezel, nézd meg, mit ír a te szabályzatod. Ha nem tudod, hol van, kérd el a könyvelődtől. Ami alább következik, az egy jól bevált szerkezet, nem jogszabályi előírás.
A fejléc: mit számoltok, mikor és ki
A fejléc dönti el, hogy egy leltárív később hová tartozik. Egy fejléc nélküli lap a számolás után már csak egy lista.
- A leltár megnevezése és dátuma. Teljes leltár vagy részleltár, és melyik napon, hány órakor kezdődött a számolás.
- A hatókör. Melyik szakasz, polcsor, kategória vagy tárolóhely. Ha a boltot szakaszokra osztod, minden szakasz kapjon saját ívet.
- A lap sorszáma. Ha az ívek sorszámozottak, a végén látszik, ha egy lap hiányzik. Egy elkallódott lap a leltárban hiányként jelenik meg.
- A számoló és az ellenőrző neve. Két külön ember. A számoló felel a számért, az ellenőrző a szúrópróbáért.
A tételsorok: amiből a számolás áll
Egy tételsor annyit ér, amennyire egyértelműen azonosítja a terméket. A legtöbb leltárhiba nem a számolásban, hanem az azonosításban születik: két hasonló termék összekeveredik, vagy a darab és a karton keveredik.
- Cikkszám vagy vonalkód. Ez köti össze a sort a nyilvántartással. Ha egy terméknek nincs vonalkódja, a belső kódja kerüljön ide.
- Megnevezés. Olyan pontosan, hogy a méret, az íz vagy a kiszerelés is látsszon belőle.
- Mennyiségi egység. Darab, kilogramm, liter, karton. Ha ez hiányzik, egy „12" jelentheti a tizenkét darabot és a tizenkét kartont is.
- Talált mennyiség. Amit a polcon számoltak, és semmi más.
- Megjegyzés. Sérült, lejárt vagy elkülönített áru, illetve „újraszámolva" jelzés.
Az érték, vagyis a mennyiség szorozva az egységárral, ritkán kerül a polcnál kitöltött ívre. Azt a számolás után számolja ki a nyilvántartás vagy a könyvelés, mert a törvény a leltárt mennyiségben és értékben is kéri.
Vak számolás vagy látszó készlet
Az egyik legfontosabb döntés, hogy a leltáríven szerepel-e a nyilvántartás szerinti mennyiség.
Ha szerepel, a számolás gyorsabb: aki számol, azonnal látja, hol van eltérés, és ott rögtön újraszámol. A hátránya, hogy a szám „húz": egy fáradt számoló hajlamos az elvártat beírni, ha nagyjából annyinak tűnik.
Ha nem szerepel, vagyis vakon számoltok, a talált szám tényleg a polcról jön. A hátránya, hogy az eltérés csak a végén derül ki, és az újraszámolás egy második kör.
Egy bevált középút
Az első kör vakon megy. Utána csak azokat a sorokat számolja újra egy másik ember, ahol a talált és a nyilvántartott mennyiség eltér. Így a pontosság megmarad, a munka pedig nem duplázódik.
Kitöltés a számolás napján
- Egy ívet egy csapat töltsön, és ami kész, azt jelöljétek meg. Így nem marad ki polc, és nem kerül semmi kétszer a listára.
- Tollal írjatok, ne ceruzával. A javítás legyen áthúzás, mellé a helyes szám és egy szignó. A radírozott szám utólag nem ellenőrizhető.
- A számolás alatt ne pakoljatok árut szakaszok között.
- Az eltérést ne a polcnál javítsátok. Előbb legyen kész minden ív, utána nézzétek meg egyben, mi nem stimmel.
A kész leltárt a beszámolót alátámasztó iratokkal együtt őrizd meg: a számviteli törvény ezeket legalább nyolc évig olvasható formában megőrzendőnek mondja.
Mikor érdemes papírról telefonra váltani
A papír leltárív addig működik, amíg kevés a tétel és ritka a leltár. Amint a bolt nő, a gyenge pontja a gépelés lesz: minden kézzel írt számot valakinek be kell vinnie a gépbe, és a legtöbb hiba itt csúszik be. Egy rossz sor, egy elcserélt cikkszám, és a leltár olyan hiányt mutat, ami a valóságban nincs.
Telefonos leltárnál a vonalkód-olvasás azonosítja a terméket, így az azonosítás hibája nagyrészt eltűnik, és nincs utólagos begépelés.
Hol segít ebben a nextraktár
Amit nem csinál helyetted
A nextraktár bolti szoftver, nem könyvelőprogram. A leltár hivatalos formáját, az értékelést és a megőrzés rendjét a szabályzatod és a könyvelőd határozza meg.
- A leltár program a telefon böngészőjében fut, külön leltárgép nélkül: a termékeket vonalkóddal olvasod be.
- A leltár indulásakor rögzíted a hatókört: a teljes készletet, egy kategóriát vagy egy tárolóhelyet. Ez a fejléc „hatókör" sora, csak nem kell kézzel írni.
- A telefonos leltárban bekapcsolhatod az elvárt készlet mutatását. Ha vakon akartok számolni, hagyd kikapcsolva.
- Lezárás előtt átnézheted az eltéréseket darabban és értékben. A meg nem számolt tételt külön meg kell erősíteni, nem nullázódik csendben.
Ha a leltárban hiány jön ki, a leltárhiány okairól szóló cikkünk segít megtalálni, honnan ered. Az év végi leltár időzítéséről pedig külön cikk szól.
Gyakori kérdések
Kötelező a leltárívnek valamilyen hivatalos formája?
A számviteli törvény azt írja elő, hogy a leltár tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza az eszközöket, mennyiségben és értékben. A konkrét formát a cég leltárkészítési és leltározási szabályzata határozza meg, ezért a mintát ahhoz igazítsd, és a könyvelőddel egyeztesd.
Lássa a számoló a leltáríven, mennyinek kellene lennie a polcon?
Gyorsabb, ha látja, mert azonnal kiderül, hol kell újraszámolni. Pontosabb viszont a vak számolás, mert senki nem igazítja a számát az elvárthoz. Jó gyakorlat: az első kör vakon megy, az eltérő sorokat pedig egy második ember számolja újra.
Mit írjak a leltárívre, ha egy terméknek nincs vonalkódja?
A saját cikkszámát vagy belső kódját, és olyan pontos megnevezést, ami alapján a nyilvántartásban egyértelműen megtalálható. Ha két termék csak méretben vagy kiszerelésben tér el, az is kerüljön a sorba, különben a két tétel összekeveredik.
Javíthatok a kitöltött leltáríven?
Javíthatsz, de úgy, hogy az eredeti szám olvasható maradjon: húzd át, írd mellé a helyeset, és szignózd. A radírozott vagy felülírt szám utólag nem ellenőrizhető, pedig a leltárnak éppen az a lényege.
Meddig kell megőrizni a leltárívet?
A számviteli törvény szerint a beszámolót alátámasztó leltárt legalább nyolc évig olvasható formában meg kell őrizni. A részletes megőrzési rendet a könyvelőddel egyeztesd, mert a te cégedre vonatkozó szabályzat ezt pontosíthatja.