Miért nem elég „visszaadni a pénzt"?
A bolti visszáru látszólag egyszerű: a vevő hozza a terméket, te adod a pénzt. De az eladáskor három dolog történt — a készlet csökkent, a kassza nőtt, egy bizonylat készült —, és a visszárunak mindhármat vissza kell fordítania. Ha csak a pénz megy vissza, a készletnyilvántartás szerint a termék még eladva van, miközben a polcon áll: ez a leltárnál többletként jelenik meg, és senki nem érti, honnan. Ha csak a készlet kerül vissza, a kassza a napi zárásnál hiányt mutat. A visszáru tehát nem egy mozdulat, hanem egy ellentétes irányú eladás, ugyanazzal a fegyelemmel.
A visszáru rögzítése: az eredeti bizonylatból
A legbiztosabb visszáru az, amelyik az eredeti eladásból indul: megkeresed a bizonylatot — a nyugta vagy számla alapján —, kijelölöd, mit hoz vissza a vevő, és a rendszer ebből csinálja a visszárut. Így a termék, az ár és a fizetési mód mind az eredetiből jön: nem lehet más árat visszaadni, mint amennyit fizetett, és a termék pontosan az kerül vissza a készletbe, ami elment.
Ha a vevőnek nincs bizonylata, a döntés a boltvezetőé: elfogadod-e, és milyen áron. Ilyenkor a visszárut bizonylat nélkül rögzíted — de rögzíted, mert a készletnek attól még tudnia kell, hogy egy termék bejött.
Mi történik a készlettel?
A visszahozott termék vagy eladható újra, vagy nem. Ha igen, vissza a készletbe, a saját cikkszámára, és a polcra. Ha nem — sérült, bontott, lejárt —, akkor is be kell vételezni, de selejtként vagy külön státusszal: a készletnyilvántartásnak tudnia kell, hogy bejött, és azt is, hogy nem eladható. Ez az a lépés, ami a leggyakrabban kimarad: a sérült visszáru „félre kerül" egy dobozba, és se a készletben, se a selejtben nem szerepel.
A csere két mozdulat
A csere nem egy művelet, hanem egy visszáru és egy új eladás. Ha a vevő ugyanazt a terméket másik méretben viszi, a rendszer szerint az egyik visszajött, a másik elment — akkor is, ha pénz nem mozgott. Ha ezt egy „csere" gombbal egyben intézed, az rendben van, amíg a háttérben a két mozgás megtörténik. Ha kézzel csak a polcon cseréled, a készlet két helyen lesz rossz.
Mi történik a pénzzel?
A visszafizetés módja kövesse az eredeti fizetési módot: ami készpénzben jött, készpénzben megy vissza; ami bankkártyával, azt a kártyás terminálon keresztül kell visszatéríteni. Ez nem szőrszálhasogatás: a napi zárásnál a készpénzes és a kártyás forgalmat külön egyezteted, és egy készpénzben visszaadott kártyás vásárlás mindkét oldalon hibát csinál. A rendszer akkor jó, ha a visszárunál a fizetési módot az eredetiből hozza, és nem engedi másképp visszaadni gondolkodás nélkül.
Cserénél, ha árkülönbözet van, csak a különbözet mozog — a bizonylaton mindkét tétel szerepel, a végösszeg a különbség.
A bizonylat
A visszáruról bizonylat készül, amely az eredetire hivatkozik, és negatív előjellel tartalmazza a visszahozott tételeket. Ez az, ami a napi zárásban megjelenik, és ez az, ami a könyvelőnek elmondja, miért kevesebb a napi forgalom, mint a nyugták összege. Ha a visszáru számlás eladásból jött, a bizonylat egy helyesbítő számla lesz — ezt a számlázó intézi, de a kassza indítja.
A napi zárásban
Egy jó napi zárás külön sorban mutatja a visszárut: hány tétel, mekkora összeg, milyen fizetési módban. Ha ez a sor hiányzik, a zárás összege és a nyugták összege eltér, és a különbség keresésével telik az este. Ha megvan, a visszáru nem különbözet, hanem egy megmagyarázott tétel.
A nextraktárban a visszáru az eredeti bizonylatból indul, a termék visszakerül a készletbe vagy selejtbe kerül, a visszafizetés módja az eredetit követi, és a napi zárás külön sorban mutatja — a csere pedig ugyanez a két mozgás egy műveletben.
Röviden
A visszáru fordított eladás: készlet vissza, pénz vissza, bizonylat mindkettőről. Az eredeti bizonylatból indítsd. A sérült visszáru is bevételezés, csak selejtbe. A csere = visszáru + eladás. A pénz az eredeti módon menjen vissza. A zárás mutassa külön.