A „WooCommerce számlázó integráció” keresés mögött két igény van. Az egyik: a webshop-rendelésről legyen szabályos számla, kézi gépelés nélkül. A másik, amit ritkábban mondanak ki: a webshop ne adjon el olyat, ami a boltban közben elfogyott, és a boltban se adják el azt, amit a webshop már elígért. Egy WooCommerce-bővítmény az elsőre válaszol. A másodikra csak egy olyan rendszer, ahol a bolt és a webshop ugyanabból a készletből dolgozik.
Mi megy ki a boltból a webshopba?
A közös rendszerben a terméktörzs forrása a bolti program. Innen megy ki a WooCommerce-be a termék, az ár és a készlet. Az ár lehet a bolti eladási ár vagy egy külön webshop-csatornaár, ha a webshopban mást kérsz, mint a pultnál. A készlet az elérhető mennyiség: amit a boltban eladtál, az a következő szinkronnál a webshopban is kevesebb lesz.
A WooCommerce-ben a program új terméket is tud létrehozni, ha az még nem létezik a webshopban. Ez kényelmes induláskor, mert nem kell kétszer felvinni a termékeket, de azt is jelenti, hogy a webshop termékadatát a bolt felől érdemes karbantartani, nem a webshop adminjában.
Mi jön vissza a webshopból a boltba?
A rendelés és a rendelés állapota. Amikor a webshopban valaki rendel, a rendelés a bolti programba érkezik, és a tételek készlete lefoglalódik: a kasszán ettől a pillanattól a szabad készlet látszik, nem a teljes. Így nem fordul elő, hogy a webshop és a pult ugyanazt az utolsó darabot adja el.
A rendelést a boltban összeszeded, becsomagolod, kiadod. Az állapot minden lépésnél visszaíródik a WooCommerce-be: szedés, csomagolás, feladva, a csomagszám és a fuvarozó. A vevő tehát a webshopban látja, hol tart a rendelése, pedig a munka a boltban történt.
Mikor készül a számla?
Nem a rendelés beérkezésekor, hanem a kiadáskor. Ennek oka van: a rendelés beérkezése és a kiadás között még változhat a tartalom, mert hiányzik egy tétel, a vevő módosít, vagy lemondja. A bizonylat akkor készül, amikor a csomag tényleg elmegy, és akkor szabadul fel a foglalt készlet is.
Ha a bizonylat számla, azt nem a bolti program állítja ki, hanem a bekötött számlázó: a tételeket és a vevőt a bolti program adja át, a számlát a számlázó készíti és küldi a NAV-nak. A NextRaktár mellé a NextBill Üzleti csomagja jár az előfizetés idejére, és ebből a kasszából és a webshop-kiadásból is számlázhatsz; ha Számlázz.hu-t vagy Billingót használsz, az a külön Számlázó bekötés modul. Arról, mikor kell egyáltalán számla a nyugta helyett, a számla vagy nyugta cikk szól.
Mit nem tud a szinkron, és miért jó ezt előre tudni?
- Nem valós idejű. A szinkron időzítve fut, 5, 15, 30 vagy 60 percenként, vagy kézzel indítod. Egy pultnál eladott termék a webshopban legfeljebb ennyi idő múlva lesz kevesebb. Ha egyetlen darab van valamiből, a foglalás és az időzítés együtt véd, de a teljes garancia a gyakoribb szinkron.
- Csak amíg a bolti program fut. Ha a bolti gép ki van kapcsolva, a webshopban leadott rendelések a webshopban várnak, és a következő bekapcsolás utáni szinkronnal jönnek be. Éjszakai rendelésnél ez reggelt jelent, és akkor foglalják le a készletet.
- A webshopban kézzel átírt készletet nem veszi vissza. A készlet forrása a bolt; ami a webshop adminjában módosul, azt a következő szinkron felülírja. Ha módosítani akarsz, a bolti programban tedd.
- Egy irányban megy az ár is. A webshopban beállított akciót vagy árat a bolt nem tanulja meg. Az akció a bolti programban készül, és onnan megy ki a webshopba.
Készlet, nem bővítmény
A WooCommerce-hez sok számlázó-bővítmény van, és ha csak webshopod van, bolt nélkül, azok a jó választás. A közös rendszer akkor éri meg, amikor a bolt és a webshop egy készletből dolgozik: ott a számla csak a vége, a lényeg a foglalás és a két eladási hely összehangolása.
Hogyan indulj el?
- A bolti programban legyen rendben a terméktörzs: vonalkód, ár, készlet, mert ez megy ki a webshopba.
- Kösd be a WooCommerce-et a bolti program WooCommerce-integráció beállításánál, és állítsd be, mi menjen ki: készlet, termékadat, ár.
- Válaszd ki, hányperces szinkron kell: egy-két darabos készleteknél a sűrűbb a biztonságosabb.
- Döntsd el, mi legyen a kiadáskor a bizonylat: nyugta vagy számla, és melyik számlázóval.
- Teszteld egy rendeléssel végig: rendelés a webshopban, foglalás a boltban, szedés, kiadás, állapot vissza a webshopba, bizonylat.
Röviden
A WooCommerce és a bolt közös rendszerében a termék, az ár és a készlet a boltból megy ki, a rendelés és az állapota a webshopból jön vissza. A rendelés lefoglalja a készletet, a bizonylat a kiadáskor készül, számlánál a bekötött számlázóval. A szinkron időzített, nem azonnali, és csak amíg a bolti program fut. Ha ezt a három tényt tudod, a webshop és a bolt nem adja el kétszer ugyanazt.
Gyakori kérdések
A WooCommerce-rendelésről automatikusan készül számla?
A rendelés beérkezésekor nem, a kiadáskor: amikor a bolti programban a rendelést összeszedted és kiadod, akkor készül a bizonylat. Ha számla kell, azt a bekötött számlázó állítja ki és küldi a NAV-nak, a bolti program adja hozzá a tételeket és a vevőt.
Mi történik, ha a webshopban kézzel átírom a készletet?
A bolti program felülírja a következő szinkronnál, mert a készlet forrása a bolt. Ha egy termék készletét módosítani akarod, a bolti programban tedd, onnan megy ki a webshopba.
Éjjel is bejönnek a rendelések, ha a bolti gép ki van kapcsolva?
A WooCommerce-ben leadott rendelés a webshopban megvan, de a bolti programba csak akkor jön át, amikor a program fut és a következő szinkron lefut. Reggeli bekapcsolás után jönnek be az éjszakai rendelések, és akkor foglalják le a készletet.
Új terméket is létrehoz a WooCommerce-ben?
Igen, a WooCommerce-ben a bolti program új terméket is tud létrehozni, ha az még nincs fent. Ez nem minden webshop-motornál van így: a ShopRenterben például a terméknek már fent kell lennie.
Kétirányú a kapcsolat?
Igen, de pontosan így: a termék, az ár és a készlet a boltból megy a webshopba, a rendelés és a rendelés állapota a webshopból jön a boltba. A webshopban átírt árat vagy készletet a program nem veszi vissza.