Ha raktárkezelő programot keresel, az ajánlatok első mondata gyakran az, hogy a program „online” vagy „felhőalapú”, és ez úgy hangzik, mint egy előny. Néha az is. De egy boltban, ahol a raktárkezelő program a kassza is egyben, a kérdés sokkal gyakorlatiasabb: mi történik a pultnál, amikor a vevő fizetni akar, és éppen nincs internet?
Mit jelent a két típus?
Az online (felhős) raktárkezelő program a böngészőben fut. Az adatok egy távoli szerveren vannak, a bolt gépe csak megjeleníti őket. Bármelyik géppel, bárhonnan beléphetsz, telepíteni nem kell, a frissítés a szolgáltató dolga.
A telepített raktárkezelő program a bolt saját gépére kerül. Az adatok ott, a boltban vannak: a terméktörzs, a készlet, az eladások. Ha több kassza van, azok a bolt helyi hálózatán kapcsolódnak a főgéphez. Az internet a program egyes részeihez kell, de nem minden lépéshez.
A két modell között a határ ma már nem éles. A telepített programokhoz is tartozik webes felület, az online programok egy része is tud valamennyit internet nélkül. A döntéshez ezért nem a címke számít, hanem három konkrét kérdés.
1. Mi történik a kasszánál internet nélkül?
Ez a legfontosabb, és ezt a legritkábban kérdezik meg. Egy online programnál a kassza minden egyes lépésnél a szerverrel beszél: a vonalkód beolvasása, a kosár, a fizetés. Ha az internet elmegy, a kassza megáll, a sor is, a vevő pedig leteszi a kosarat. Nem az a baj, hogy egy napot kibír-e a bolt kapcsolat nélkül, hanem hogy a tíz perces kiesés is a legrosszabb pillanatban jön.
A telepített programnál az adatok a bolt gépén vannak, ezért az eladás, a készletcsökkentés és a nyugta kiadása internet nélkül is megy. Az internet akkor kell, amikor valaminek ki kell mennie a boltból: a számla a számlázó felé, a rendelés a webshopból, a licenc frissítése. Ezek megvárják, amíg visszajön a kapcsolat.
Ha a boltodban a program a kassza is, ez a kérdés önmagában eldönti a választást.
2. Kinél van az adat, és ki ment?
Online programnál az adat a szolgáltatónál van. Ez kényelmes: a mentés az ő dolga, és ha a bolti gép tönkremegy, semmi nem veszett el. Cserébe az adathoz csak rajtuk keresztül férsz hozzá, és ha a szolgáltató megszűnik vagy az előfizetést lemondod, az exportálás feltételei számítanak.
Telepített programnál az adat a tiéd, a te gépeden. Ez a felelősség is a tiéd: ha a gép meghibásodik és nincs mentés, a bolt adata elveszett. A jó telepített program tud ütemezve menteni mappába vagy FTP-re, jelszóval titkosítva, de a mentést be kell kapcsolni, és érdemes néha kipróbálni, hogy visszaállítható-e. Egy bolt, amelyik soha nem próbálta ki a visszaállítást, valójában nem tudja, van-e mentése.
A kettő között nincs jó és rossz válasz, csak az a kérdés, hogy a kényelem vagy a kontroll fontosabb neked.
3. Honnan akarod elérni, és mit?
Az online program nagy előnye, hogy otthonról is látod a boltot. Ez valódi igény, de érdemes pontosítani, mit akarsz otthonról csinálni. Riportot nézni és a boltokat kezelni más, mint bevételezni vagy árat írni, ami jellemzően a boltban történik, az áru mellett.
A telepített programokhoz tartozó webes fiók pont ezt a különbséget követi: a boltokat, a gépeket, az előfizetést és a telefonos leltárt a böngészőből kezeled, a terméktörzset, a bevételezést és a riportokat a bolti gépen. Egy leltárprogram, amely a telefonon fut, ebben a felállásban is böngészős, mert a leltár a polcnál történik, nem a gépnél. A kérdés tehát nem az, hogy online vagy nem, hanem hogy a mindennapi munkád melyik része hol zajlik.
Mire figyelj a döntésnél?
- Kérdezd meg, mi történik kiesésnél. Nem azt, hogy „működik-e internet nélkül”, hanem hogy mi megy és mi nem: eladás, nyugta, készlet, bevételezés.
- Kérdezd meg, hogyan jutsz az adatodhoz. Export formátum, mentés, és mi történik lemondásnál. A kassza internet nélkül kérdésének ez a párja.
- Nézd meg a licenc működését. A telepített programok nagy része is előfizetéses, és a licencet időnként az interneten ellenőrzi. Ez nem ugyanaz, mint a kasszához szükséges folyamatos kapcsolat, de tudni kell róla.
- Számold ki a saját boltodra. A díjmodellek is eltérnek, és nem az online vagy telepített címke dönti el, melyik olcsóbb: a raktárkezelő program ára a gépszámtól, a felhasználószámtól és a moduloktól függ.
Az adat helye nem technikai részlet
Ha a bolt adata egy másik ország szerverén van, az adatkezelési tájékoztatódnak is ezt kell mondania. Ha a saját gépeden, akkor te vagy a felelős a védelméért. Egyik sem rossz, de mindkettőt le kell írni, és a vevőidnek joguk van tudni.
Röviden
Az online raktárkezelő program a kényelmet adja: bárhonnan elérhető, a mentés a szolgáltató dolga, de a kasszához folyamatos internet kell, és az adat náluk van. A telepített program a biztonságot: a kassza kiesésnél is árul, az adat a tiéd, cserébe a mentés is a te dolgod. Boltnak, ahol a program a kassza is, a telepített program a kiszámíthatóbb választás, a webes fiók pedig arra való, amire tényleg kell: boltok, gépek, előfizetés, leltár.
Gyakori kérdések
Az online raktárkezelő program működik internet nélkül?
Jellemzően nem, vagy csak nagyon korlátozottan: a böngészős program minden lépésnél a szerverrel beszél, ezért internetkiesésnél a kassza is megáll. A telepített programnál az adatok a bolt gépén vannak, így az eladás és a készletkezelés kiesés alatt is megy.
Telepített programnál hogyan érem el a boltot otthonról?
A jó telepített programhoz tartozik egy webes fiók, ahol a boltokat, a gépeket és az előfizetést kezeled, és ahonnan a telefonos leltár is indul. A termékeket, a bevételezést és a riportokat viszont a bolti gépen kezeled, mert ott vannak az adatok.
Ki felel a biztonsági mentésért?
Online programnál a szolgáltató ment, és általában nem is tudsz beleszólni. Telepített programnál a mentés a tiéd: a program tud ütemezve menteni mappába vagy FTP-re, titkosítva, de ezt be kell kapcsolnod, és néha ki is kell próbálni a visszaállítást.
Több bolthoz melyik a jobb?
Több telephelynél a kérdés az, hogy kell-e közös, központi terméktörzs a boltok között. Ha igen, ez a szolgáltató konkrét képességétől függ, nem attól, hogy online vagy telepített, ezért ezt ajánlatkérés előtt kérdezd meg.
Mi történik a telepített programmal, ha lejár az előfizetés?
A legtöbb telepített program is előfizetéses, és a licencet rendszeresen ellenőrzi az interneten. Ha az előfizetés megszűnik, a program lezár, ezért a lemondás előtt érdemes kiexportálni az adatokat és mentést készíteni.