Aki raktárkezelő programot keres, előbb-utóbb beírja a keresőbe az „ingyenes” szót is. Jogos kérdés: miért fizetnél valamiért, amit ingyen is megkaphatsz? Ez a cikk azt veszi végig, milyen ingyenes megoldások vannak, mire elegek, és mi az a pont, ahol a „semmibe nem kerül” többe kerül, mint egy előfizetés.
Háromféle ingyenes megoldás van
1. Táblázat: Excel vagy Google Táblázatok. A legtöbb bolt itt kezdi. Egy sor egy termék, oszlopban a készlet, az ár, a beszállító. Ingyenes, rugalmas, és mindenki ért hozzá.
2. Online program ingyenes csomaggal. Több online raktár- és készletkezelő szolgáltatás ad korlátozott ingyenes csomagot. A korlát jellemzően a termékek száma, a felhasználók száma vagy a funkciók köre, és a hasznos részek (vonalkód, kassza, számlázó-kapcsolat) gyakran csak a fizetős csomagban vannak.
3. Nyílt forráskódú, saját gépre telepített rendszer. Maga a szoftver ingyenes, de a telepítés, a frissítés, a mentés és az üzemeltetés a tiéd. A hazai igények, például a NAV-kapcsolat vagy a magyar számlázó bekötése, sokszor külön fejlesztést kívánnak.
Mire elég az ingyenes?
Az ingyenes megoldás akkor jó választás, ha:
- kevés terméked van, és lassan mozog a készlet;
- egyedül vagy, vagy egy ember vezeti a nyilvántartást;
- nincs kasszád, vagy a kassza és a készlet külön élhet;
- nem árulsz vonalkóddal, és ritkán van bevételezés.
Egy kézműves műhelynek, egy kis raktárkészletű szolgáltatónak vagy egy induló webshopnak ez sokáig tökéletesen működhet.
Hol kerül többe az ingyenes?
Az ingyenes programnak nincs havidíja, de van költsége. Ezek a tételek nem a számlán jelennek meg, hanem az idődben és a leltárban:
- Kézi rögzítés. Ha az eladás nem vonja le magától a készletet, minden eladást kétszer rögzítesz. Ami kimarad, az a következő leltárban hiányként jelenik meg.
- Bevételezés gépeléssel. Egy hosszú szállítói számla tételeinek kézi begépelése heti szinten órákat visz el, és itt csúszik be a legtöbb elírás.
- Nincs kassza-kapcsolat. Ha a kassza és a készlet két külön rendszer, este valakinek egyeztetnie kell őket.
- Több kezelő, egy táblázat. Két ember egyszerre szerkeszt, valaki felülírja a másik sorát, és senki nem tudja, ki mit változtatott.
- Az átállás. Minél tovább maradsz egy ingyenes megoldáson, annál több adatot kell később átköltöztetni. Ha a szolgáltató megszünteti az ingyenes csomagot, vagy kinövöd, a váltás egyszerre jön, nem akkor, amikor neked kényelmes.
Mielőtt felviszed a termékeidet
Bármelyik programot választod, ingyeneset vagy fizetőset, nézd meg előre, hogyan viheted ki az adataidat: van-e Excel- vagy CSV-export, és mi történik az adatokkal, ha megszűnik a csomag vagy az előfizetés. Ez a fizetős programokra ugyanúgy igaz.
Hogyan döntsd el
Egy egyszerű próba: számold össze, egy héten hány órát töltesz a készlet kézi vezetésével, a bevételezés gépelésével és az esti egyeztetéssel. Szorozd meg azzal, amennyit egy órád ér. Ha ez a szám a fizetős programok havidíja közelébe ér, a „semmibe nem kerül” már nem igaz.
A második szempont a leltár. Ha a leltárban rendszeresen hiány jön ki, és nem tudod megmondani, honnan, az gyakran nem lopás, hanem rögzítetlen mozgás. Ilyenkor nem a program ára a drága, hanem a hiány.
Hol áll ebben a nextraktár
Őszintén
A nextraktárnak nincs ingyenes csomagja: alapdíjat fizetsz, és mellé azokat a modulokat választod, amelyekre szükséged van. Ha a fenti lista alapján az ingyenes megoldás elég neked, maradj nyugodtan annál.
- Az alapdíjban egy bolt és egy gép van, korlátlan termékkel és korlátlan felhasználóval, kassza, termékszerkesztés, kézi bevételezés és leltár mellett.
- A kassza és a készlet egy rendszer: az eladás magától levonja a készletet.
- A szállítói számlából gépelés nélkül is bevételezhetsz a NAV Online Számla adataiból (ez külön modul).
- Fizetés nélkül, mintaadatokkal 30 napig kipróbálhatod demó módban. Saját boltra, éles munkára ez nem való.
Az árakat és a modulokat a raktárkezelő program lapján és az árlapon találod. Ha a díjmodellek összehasonlítása érdekel, arról külön cikkünk szól.
Gyakori kérdések
Van teljesen ingyenes raktárkezelő program?
Van, de mindegyiknek ára van valahol: a táblázat kézi munkában, az online programok ingyenes csomagja korlátokban (termékszám, felhasználó, funkciók), a nyílt forráskódú rendszer a telepítésben, a frissítésben és a hazai illesztésben. Érdemes előre megnézni, melyik korlát érint téged.
Elég az Excel a készletnyilvántartáshoz?
Kevés termékkel és egy kezelővel igen. A gyenge pontja, hogy az eladások nem vonják le magától a készletet, ezért minden mozgást kézzel kell beírni. Ahogy nő a forgalom, a táblázat egyre jobban lemarad a polc mögött.
Mire figyeljek, mielőtt egy ingyenes programba viszem fel a termékeimet?
Arra, hogy hogyan tudod később kivinni az adataidat: van-e export Excelbe vagy CSV-be, és mi történik az adatokkal, ha a szolgáltató megszünteti az ingyenes csomagot. A termékek, a vonalkódok és a készletmozgások átköltöztetése a legtöbb munka egy váltáskor.
Mikor éri meg fizetős raktárkezelő programra váltani?
Ha a készletet egy kassza mellett vezeted, ha többen dolgoztok rajta, ha vonalkóddal árulsz, vagy ha a bevételezést szállítói számlákból kézzel gépeled. Ilyenkor a kézi munka és a leltárhiány hamar többe kerül, mint a havidíj.
Kipróbálhatom a nextraktárt fizetés nélkül?
Igen, mintaadatokkal: a program első indításakor demó módban, egy kitalált mintabolttal 30 napig próbálhatod ki, előfizetés nélkül. Saját boltra, éles munkára ez nem való, ahhoz előfizetés kell.